温州大学国（境）外来宾来访接待流程
l 本表流程适合由学院发起的外事接待任务。
l 请学院使用谷歌浏览器登录外事综合管理系统（以下简称外事系统）。
办理流程 |
经办方 |
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备注 |
1.来访前 |
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1.1 外宾来访前，如需邀请函，需要提前准备（模板在外事系统下载） 。 |
学院外事秘书 |
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1.2 登录外事系统，根据外宾来源国家（地区）选择相应来访管理模块，点击来访申请，根据来宾类别不同，填写外宾来访信息。 |
学院外事秘书 |
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1.3 来访期间用车由学院自行安排。 |
国际处 |
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1.4 安排外宾抵温和离温的接送工作 。 1 |
学院外事秘书 |
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1.5 可帮助外宾预定酒店，费用由客人自理 。 2 |
学院外事秘书 |
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1.6 在外事系统来访相关附件部分上传来访日程安排表并及时向各参与方提供最新版本，并提供确定版外文版本给外宾。 |
学院外事秘书 |
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1.7 如果需要颁发聘书，则需要提前联系人事处申请、制作 。 |
学院外事秘书 |
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在外事综合管理系统中操作 1.8 对于“一般来访”和“已聘专家” 来访信息录入完成后，点击“提 交来访申请” 。 对于“访学申请”来访信息录入完成后，点击“暂存”，从“相关 帮助”中下载填写 《 温州大学海外访问学者申请表（学院或访问学者填写）》和《温州大学海外访问学者考察表（学院用表）》之后交由学院领导审核盖章及人事处领导签字盖章，完成后，上传这两份已审核的 PDF 版到系统“来访相关附件”的 相应位置，点击“提交来访申请”，由国际处进行审核 。 |
院外事秘书 |
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1.9 国际处审核录入信息并反馈学院，并做好有关备案工作。 |
国际处 |
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2. 来访中 |
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2.1 如有校园参观，需提前与对接部门电话联系，确保接待准时、顺利 。4 |
学院外事秘书 |
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2.2 安排会谈现场的布置工作，如需校领导出席，则国际处可以协助邀请及礼品准备 。 5 |
学院外事秘书 |
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2.3 如果外方自备外来车辆，则需提前联系学校保卫处放行 。 6 |
学院外事秘书 |
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2.4 外宾如需要进行讲座、演讲等，学院经办人应提前填写审批表 ，并报学校党委宣传部备案 。 7 |
学院外事秘书 |
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2.5 学院负责外宾来访用餐事宜 。 8 |
学院外事秘书 |
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3. 来访后 |
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3.1 登录外事系统，上传来访照片，填写来访总结，并导出系统生成 《温州大学国（境）外来访信息呈报表》（以下简称 《呈报表》 。 |
学院外事秘书 |
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3.2 邮件联系外宾，跟进合作交流意向，可附上代表性访问公务照片 。 |
学院外事秘书 |
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3.3 及时发布来访新闻稿至学院网站和（或）校园网 。 |
学院外事秘书 |
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3.4 收集来访接待报销材料 并携带已审核的《呈报表》、外事 接待工作审批表、邀请函可从相关帮助下载等到计财处办理报销手续 。 |
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温州大学国（境）外来宾来访接待流程指南
1.（1）接机/车人员须提前确认航班/动车是否准点；
（2）与司机确定见面时间（司机联系方式请查收短信）；
（3）制作接机/车牌；
（4）如果客人是用餐后送离，需在用餐结束前联系司机。
2.（1）如住宿专家楼则需提前预定，联系：黄老师（13506510330），同时，学院需要收集客人护照（含签证页）原件及房间号信息给国际处，国际处派员报茶山派出所报备（86695110）；
（2）确定对方对房间的要求：安静、无烟、高层、景观等。
3. 日程安排表模板下载详见相关帮助。
4.（1）校内接待单位信息（部分）：
发绣馆（约25分钟）：万老师（668203）；校史馆（约40分钟）：杨老师（665123）
民俗馆（约40分钟）：徐老师（660973）；创业学院（约30分钟）：程老师（669863）
（2）根据对方的兴趣点，场馆介绍要详略得当；
（3）每一个场馆参观结束前，需与下一个场馆或会谈的负责人电话联系。
5. 会议场所说明：
（1）如需借用学校会议场所的，请学院提前三天在OA上申请会议室，并与校办徐老师（电话：86598017）确认；
（2）会场布置准备：国旗、相机、欢迎PPT、学校（院）介绍材料、LED欢迎字幕、纸笔、茶水、矿泉水、双语议程和席签（见相关帮助）；
（3）如有签约仪式，还需准备协议文本、签约本、签字水笔和签约背景PPT（见相关帮助）；
（4）注意事项：1）.提前调试电脑及桌面话筒；2）.外宾如有发言，可提前要来发言稿；3）.校领导如有发言（如欢迎辞、答谢辞等），经办方需事先联系校办拟定发言稿；4）.会议期间适时为双方加水。
6. 保卫处车辆放行负责老师：陈老师（668765）。
7. 温州大学哲学社会科学学术会议、学术讲座审批表模板：详见相关帮助。
8. 用餐安排相关规定：
（1）用餐标准：
怡口乐：人均50-60元；校外酒店：人均260元，具体陪同人员比例请参见《浙江省外宾接待经费管理规定》（详见相关帮助）；
（2）确定用餐人数、是否需要自带酒水，如有必要，提前为外宾准备刀叉；
（3）校内：怡口乐叶师傅：13806540534，660534
校外：阿外楼订餐：86798888（供参考）
（4）事先询问外方是否有饮食禁忌或偏好，尽量不点动物内脏，如果是穆斯林信徒，尽量安排清真食品；
（5）在怡口乐包厢订餐时，所报人数要比实际少1-2人，应注意避免铺张浪费，考虑司机用餐安排；
（6）若有需要，国际处可协助报销一顿餐费，请学院外事秘书联系国际处（778798）获得外事接待经费报销的授权，之后根据菜单、刷卡单（公务卡）和发票在OA上走报销流程。
